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外贸软件——常见问题
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业务操作
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如何进行销售合同的分批出货?
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如何进行掌握出货和未出货明细?
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单价和金额的小数倍数如何调整?
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如何进行多报价单导出销售合同或采购合同?
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我的单证格式与软件现有的格式不一样,能调整吗?
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如何追踪业务的进展状况?
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如何在已有资料中复制基本相同的数据,如需要创建基本相同货物资料、报价单、销售合同、采购合同等?
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如何通过报价单创建外销合同或采购合同?
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产品套装功能如何实现(即一个产品有多个配件,报价、销售合同时只用一个货号,但采购时需要分开进行采购)?
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产品资料中的工厂原价、供应价格与报价、客户合同中的购买价、客户价格、成本价、利润率有什么关系,各自又是如何计算的?

   
   
OurMail企业邮件管理部分
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邮件量大的时候数据库放得下吗?
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邮件可以按客户进行自动归类吗?
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邮件可以根据分配给业务员的客户资料进行自动分发吗?
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邮件系统可以群发邮件?
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如何添加邮件备注?
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可以通过邮件地址直接创建客户资料吗?
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为什么邮件收取后点了邮件却看不到内容?
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为什么邮件不能成功发送,并有The message was undeliverable. All servers failed to receive the message. 的错误提示?
   
其它
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软件初始用户名、密码是什么?
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注册版与未注册有什么区别?
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是否可以免费升级新版本?
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软件是不是终身免费服务?
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老用户购买有优惠吗?
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软件支持远程办公吗?
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遇到问题时如何得到技术支持?



业务操作解答
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如何进行销售合同的分批出货?
  答:在[备货管理]模块—>选择调入需要进行[备货管理]的成交合同—>通过[备货管理]导出至[装箱出运]就可以进行非常详细的分批装箱出运的管理。通过这个流程用户可以方便的了解已出货情况余货情况以及各装箱出运的资料是如何与成交合同进行对应的。
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如何进行掌握出货和未出货明细?
  答:在[备货管理]模块中调出某个备货资料就一目了然看到已出货和未出货的明细,同时可以方便的将未出货的资料导出至Excel
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单价和金额的小数倍数如何调整?
  答:在报价单管理模块中点击切换到[报价单据]栏,在[小数位数]中进行调节或设置。
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如何进行多报价单导出销售合同或采购合同?
  答:调出需要合并导出的其中一份报价单,点击工具栏[导出合同]—>选择合并导出的类型,销售合同采购合同—>将[需要进行多报价单合并]打勾—>通过[选择报价单]来选择需要合并的其它报价单—>点击[确定]即可完成。

合并规则说明:
1、抬头部分数据来自当前使用中的报价单,但运费、外汇扣付费、杂费及其它费用是进行合计的;
2、明细部分:
(1) 货物相同时(品名、规格、包装、装量、尺寸等都相同)时,如果是否自动计算、报价价格、供应商、购买价格亦相同,则将该货物的数量等资料进行合并;反之,则作为新记录进行处理;
(2) 货物资料不同时,系统默认将该货物作为新记录进行处理;
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我的单证格式与软件现有的格式不一样,能调整吗?
  答:报价、单证、合同格式存在多 样化特点,每家公司都不完全相同,我们对正式用户提供免费制作单证、合同格式等服务(同类软件收费标准在200~400元/张),制作完毕后会E-Mail或通过即时通信工具发给您,直到正确替换完成。

您购买的不仅仅是我们的产品,更重要的是我们的服务。
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如何追踪业务的进展状况?
  答:在业务进程追踪模块中检索出需要追踪的外销合同,通过检索结果中的[成交]、[购货]、[出货]、[船务]、[交单]、[结汇]六大环节就可以一目了然的看到业务的进展状况,双击可以看到各环节的具体内容。

状态说明:
1、打勾:表明环节已经完成;
2、未打勾:表明环节未启动或进展中。
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如何在已有资料中复制基本相同的数据,如需要创建基本相同货物资料、报价单、销售合同、采购合同等?
  答:调出需要复制的货号或单据号—>点击工具栏上[保存]—>在弹出的确认信息窗口中点击[确定]—>软件会自动产生新的货号、单据或将编号、单号栏清空—>用户用自动编号或手动填写的货号、单号后再次点击[保存],这样便复制了一份新的货号或单号。
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如何通过报价单创建外销合同或采购合同?
  答:在报价单管理模块中调出需要导出的报价单号—>点击工具栏上的[导出合同]—>选择导出的类型外销合同或采购合同—>点击[确定]即可。
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产品套装功能如何实现(即一个产品有多个配件,报价、销售合同时只用一个货号,但采购时需要分开进行采购)?
  答:首先在创建产品资料时需要勾选产品编号后面的[套装]标志,然后在配件列表中添加相应的配件,并输入各配件的数量和单价,同时可以将配件的整体价格直接利用配件列表上方的[+添加价格合计至询价记录]形成一次询价记录。

在做报价、客户合同时只要选择这个套装货号进行业务处理即可,在导出相应采购合同时软件会自动识别套装货号并将配件分开来进行采购。
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产品资料中的工厂原价、供应价格与报价、客户合同中的购买价、客户价格、成本价、利润率有什么关系,各自又是如何计算的?
  答:产品资料中的工厂原价指从工厂采购的价格,供应价格为正
OurMail企业邮件管理部分解答
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邮件量大的时候数据库放得下吗?
  答:OurMail邮件系统采取的是邮件的抬头存至数据库(用于快速查询)、主体内容存放在硬盘上的文件目录中的分开存放模式,因此,只要客户的硬盘空间够大,再多的邮件都不是问题。
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邮件可以按客户进行自动归类吗?
  答:邮件可以按客户进行自动归类,用户在客户资料管理模块中看到的[来往邮件]一栏就是用来显示邮件归档记录的。
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邮件可以根据分配给业务员的客户资料进行自动分发吗?
  答:邮件可以根据分配给业务员客户资料中的邮件地址进行自动分发,另外也还可以根据邮件系统中的地址簿中的地址进行自动分发。
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邮件系统可以群发邮件?
  答:点击邮件工具栏上的[写邮件]—>填写邮件主题以及邮件内容—>点击工具栏上的[邮件群发]—>在邮件群发窗口中设定用于群发邮件账号、群发的邮件地址以及群发时的参数设置等等。

我们建议每封邮件间隔2秒,每25封邮件间隔5分钟。
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如何添加邮件备注?
  答:选中需要添加备注的邮件,点击右键[添加邮件备注]或打开菜单栏[邮件(M)]—>[添加邮件备注]后在添加邮件备注窗口中填写备注内容,然后点击[保存]即可。
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可以通过邮件地址直接创建客户资料吗?
  答:选中需要创建客户资料的邮件,点击右键[由邮件地址创建]或打开菜单栏[邮件(M)]—>[由邮件地址创建]—>选择创建的类型,在弹出的窗口中填写相应内容后保存即可。
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为什么邮件收取后点了邮件却看不到内容?
  答:邮件收取后,点击一下邮箱类型,如收件箱,然后再点击邮件即可看到内容。
为什么邮件不能成功发送,并有The message was undeliverable. All servers failed to receive the message. 的错误提示?
  答:有如下可能:(1)确认发送服务器是否需要安全认证;(2)确认杀毒软件有没有关闭邮件发送程序

如确认以上问题后,问题仍存在,请联系我们
   
其它解答
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软件初始用户名、密码是什么?
  答:软件初始的用户名、密码全为admin
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注册版与未注册有什么区别?
  答:注册版与未注册的区别在软件功能上没有一致,区别在于未注册版限制用户只能录入5笔业务数据。
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是否可以免费升级新版本?
  答:正式用户都可以免费升级到本系列新版本,目前区分的系列包括标准版、集成版、增强版、客户邮件管理以及各系列对应的英文版。
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软件是不是终身免费服务?
  答:软件针对SOHO用户采取的是终身免费服务,针对企业多用户我们采取免费服务一年,从第二年起收取一定的年服务费。
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老用户购买有优惠吗?
  答:老用户购买我们会有特别的优惠措施,如有需要请与我们的销售联系
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软件支持远程办公吗?
  答:软件可以采用国际通用的动态绑定措施,针对不同的用户类型我们的远程办公支持的解决方案有所不同。
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遇到问题时如何得到技术支持?
  答:用户遇到问题可以直接在线联系我们的售前、售后客服,或发邮件给我们,具体方式请参见“联系我们”。

 
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